维护保险记录

情况

周一早上,诉讼文件土地在你的书桌上,声称一个虐待儿童的事件发生在你的设施在1985年。精神上的痛苦、心理损害和其他受欢迎的律师使用的短语。原告要求超过100万美元。

你打电话给你的保险公司,传真他们诉讼文件的副本。索赔经理查找你的账户,发现保险公司没有保证你1985年。她建议你联系保险公司进行政策。即使你能找到保险公司的名称(假设他们仍然在业务)和一个保单编号,您想知道政策是写成一个发生政策(导致索赔的事件发生在政策日期)或主张政策(索赔必须报告政策期间)。

更糟的是,你不知道在哪里工作人员和露营者角色和意外伤害从1985年可能存储形式。你检查你的抗酸药和阿司匹林。

档案管理是一个复杂和昂贵的过程对于许多营地和俱乐部。董事可以专注于几个方面管理记录和省钱:

存储介质

存储困难的副本你所有的记录通常是不切实际的和昂贵的。除了空间需求与消防有问题,水损害,啮齿动物和模具。许多设施已经转移他们的记录到cd。虽然CDs小、易于储存和保存大量的数据,也有一些缺点。美国消防手册指出,cd可以损坏在温度低至125ºf .此外,因为技术也在不断变化,未来的电脑可能无法读取cd。为达到最佳效果,你可以努力保持极其重要的记录的副本,和其他转移到cd。

索引信息

存储记录是一回事;找到你需要的记录,当你需要它,是另一个。索引记录以逻辑的方式可以节省宝贵的时间。许多董事指数记录根据以下九类:

• 设施
• 运输
• 应急响应
• 项目
• 技术
• 通信
• 人员和露营者或俱乐部成员记录
• 法律和保险

什么商店

决定哪些记录存储往往取决于性质的记录。一些记录必须存储符合州和联邦法规。许多其他记录,如保险和意外伤害的报告,也应该被存储。关于原始建筑计划,甚至水系统示意图吗?强烈建议您成立了一个委员会,将在专家讨论,记录下你的设备可能需要在稍后的日期。

您记录多久

你需要保持一些记录永远,但你可以摧毁一段时间后,一些记录。再一次,形成一个委员会和寻求法律意见记录处理是一个很好的实践。问问你的律师的法律地位电子保存文件在你的管辖范围内。当破坏记录,保持机密性在牢记录将包含个人资料有关人员或成员。

长期安全的记录

设施更多的记录存储在cd,易于破坏,修改,或不当数据传输是一个真正的问题。谁能访问和更改你的记录吗?如果是这样,考虑将cd存储在一个更安全的位置。火灾或电子的激增可能会摧毁你的主要记录储存设施,所以考虑存储备份你的记录在另一个位置。

结论

必要的记录存储集成到你的风险管理计划。古老的谚语,“如果你不把它写下来,它没有发生“继续在法庭上被证明是正确的。妥善储存和保存记录现在可以为您节省很多悲伤。