你是否充分保护了你的博物馆?

博物馆内部

每个博物馆都应该问的风险管理问题

  • 每年参观美国博物馆的人数超过8.5亿人次——超过所有大型体育赛事和主题公园参观人数的总和。
  • 博物馆对国民经济的直接贡献超过210亿美元。
  • 全国有40万人受雇于博物馆。
  • 博物馆每年在教育上的投资超过20亿美元。(来源:美国博物馆联盟)

你能看出这些数字背后隐藏的风险吗?
您正忙于管理您的博物馆,因此请允许我们通过增加风险管理作为您的机构的保护力量来提供帮助。你是否充分保护了你的博物馆?让我们通过回答以下问题来看看:
  • 你的博物馆在这一年里会举办什么大型筹款或特别活动吗?
  • 你们使用志愿者吗?
  • 有人代表你的博物馆开车吗?(工作人员还是志愿者?)
  • 你使用Facebook(或其他形式的社交媒体)来推广你的博物馆吗?
  • 你和其他组织有合同吗?
你对上面的问题有回答“是”吗?如果是,那么你是:
  • 和你的保险代理人检查每一个事件,以确保你有正确的保险保障?
  • 对员工和志愿者进行背景调查?
  • 检查每个为博物馆开车的人的驾驶记录,以确保你使用的司机有良好的驾驶历史?
  • 监控你的博物馆收到的社交媒体帖子,这样你的声誉就不会受损?
  • 反复检查和重读合同(你到底同意了什么)?
这些只是你可以问的众多问题中的一小部分,以帮助你保护你的博物馆。当你参与这个过程时,你是在利用风险管理。风险管理不仅仅是买保险,它不关注消除风险。相反,风险管理允许你“承担”博物馆为完成任务而必须承担的许多可取的风险。风险管理实际上是一个前瞻性思考的过程。它可以帮助您制定一个切实可行的计划,以识别、管理和最大限度地减少意外的不利影响,从而管理博物馆面临的风险。


你是如何开始这种前瞻性思维的?一切都从这五个问题开始:

  1. 会出什么问题?
  2. 你为什么关心这件事?
  3. 你会做些什么来防止伤害的发生?
  4. 你会做些什么来减轻忧虑呢?
  5. 你将如何融资?

这些问题将帮助你开始思考你的博物馆可能会出什么问题。为了系统地回答这5大问题,你还需要问自己一些其他的问题,关于一个全面的风险管理计划通常是由哪些组成的。这些组件中的许多可能已经适用于您的博物馆,其中一些可能不适用。这是一个很好的时间,让你看看这些领域,并了解你是如何保护你的博物馆。为了帮助您检查上面的每个区域(椭圆),您可以在下面找到一些额外的问题。这些不是你可能会问的所有问题,但它给了你一个健康的起点。你的回答可能会让你对管理风险和保护博物馆的能力有所了解。

1.你是否提供风险管理领导?
  • 你是否帮助员工大致了解风险?
  • 你们有评估风险暴露的政策吗?
  • 当风险被识别时,你是否制定并实施计划来管理它们?
  • 员工和志愿者有责任吗?
  • 员工知道他们在风险中扮演的角色吗?
2.你知道人(包括工作人员和志愿者)对博物馆来说是一个常见的风险区域吗?
  • 你是否建立了清晰、简洁、公平的招聘流程?
  • 实践是书面的吗?员工手册上有吗?
  • 这些实践是如何交流的?
  • 你的经理们接受过应用你的政策的培训吗?
  • 政策是否得到了一致的应用?
  • 你们的招聘是按照规定进行的吗?
  • 对每个人都做了背景调查吗?筛选吗?
  • 你们的背景调查政策是什么?
  • 你们的终止政策是什么?它们是统一应用的吗?
  • 人力资源/法律顾问是否审核了所有的政策和程序?
3.你们是否调整了志愿者的政策和程序?
  • 你有关于如何使用志愿者的“工作描述”吗?
  • 如果是,你会用这些来筛选、选择、定位、培训和评估你的志愿者吗?
  • 志愿者与赞助人的直接接触达到什么程度?
  • 如果志愿者受伤了怎么办?
  • 如果志愿者觉得自己受到了不公平的对待,他们有什么权利?
  • 志愿者会被允许驾驶博物馆车辆还是被要求自己驾驶?
4.你们为关键职位制定了什么样的后备人员配备计划?
  • 哪些位置被“红旗”标记为博物馆的关键?
  • 如果关键员工突然缺勤,你将如何保留这些职位?
  • 你的员工是否接受过处理紧急情况的交叉培训?
  • 你的保险代理人有没有审查过你的计划,看看是否有一些政策可以提高你的保险水平?
5.你是否确定了工作人员、志愿者、参与者、游客和你所服务的社区所面临的安全风险?
  • 你知道过去发生安全事故的频率吗?
  • 你们博物馆是如何处理过去的事件的?谁该为此负责?
  • 与这些安全事故相关的成本(损失和缓解)是什么?
  • 你知道你们博物馆适用哪些法律规定吗?
6.第三方要求你签署什么合同?
  • 你同意什么?
  • 如果他们要求“附加保险”地位,那么这些第三方对您的政策有完全的权利-您对此感到满意吗?
  • 你是否要求第三方(如餐饮承建商)将你的博物馆作为“附加保险”加入他们的政策?
  • 你把所有的合同都交给你的保险代理人审查了吗?
7.你最后一次评估与设施相关的风险是什么时候?
  • 谁(将)负责设施相关的问题?
  • 你们的设施是自有的还是租的?
  • 你是否将房产出租给他人?
  • 你有你所有财产的清单吗?身体和智力?
  • 你应该有现场还是场外的保安?如何提供安全保障?
  • 过去出现过哪些与设施相关的问题,涉及到财务、维护、法律、安全或其他事项?他们是如何处理的?
8.你是在管理你的员工补偿计划,还是把它交给你的保险公司?
  • 你的志愿者是否有意外医疗保险?
  • 你们是否实施了针对主要风险的培训和安全计划?
  • 贵博物馆是否对所有事故都有索赔报告程序?
  • 你是否有一个有较轻替代职责的返程项目?
9.你的博物馆有危机和应急计划吗?为了制定这个计划,你:
  • 把可能发生的(坏)事情列个清单?
  • 回顾过去发生的事件并考虑其他风险因素?
  • 优先排序?
  • 围绕每个风险制定计划?后备计划?
  • 你有没有明确员工和志愿者的职责?
  • 你有没有制定管理媒体的规定?
10.你是否有一个书面计划来管理你的驾驶安全和驾驶风险?是否包括:
  • 评估和选择合格司机的方法?
  • 定义驱动程序期望的策略和过程?
  • 包括初始培训、防御性驾驶和持续培训的培训?
  • 事故报告流程
  • 检查和维护规程
  • 关注司机安全管理
11.你在管理博物馆的社交媒体风险吗?
  • 你会监控收到的反馈吗?
  • 你的员工了解“社交”礼仪吗?
  • 你们有处理负面评论的程序吗?
12.你们的保险公司呢?
  • 他们乐于助人/知识渊博吗?
  • 谁在乎呢?他们只是拿走我们的钱
  • 你的保险代理人能帮你为文化机构找保险公司吗?
  • 你应该把你的保险公司视为风险的合作伙伴,这样做有很多好处。

所有这些问题背后的目标是帮助您创建一种风险管理文化,在这种文化中,风险被常规管理并整合到您的日常运营中。为了帮助您更好地保护您的博物馆,将风险管理作为博物馆业务的一部分。



作者:Mike Harding, MS, WSO-CSE,高级损失控制专家

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